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當(dāng)業(yè)務(wù)的數(shù)字化程度變高了，組織內(nèi)部的效率是不是真的會(huì)變高呢？怎樣讓真正重要的信息在組織里通暢地流轉(zhuǎn)？如何讓員工接收到真正重要的信息？在中歐預(yù)見演說(shuō)論壇上，明略科技集團(tuán)副總裁任佩禹分享了明略科技自己的組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)踐。

在各位企業(yè)管理者的組織內(nèi)部，一定或多或少在推進(jìn)一些數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目。但大家有沒有思考過(guò)，當(dāng)業(yè)務(wù)的數(shù)字化程度變高了，組織內(nèi)部的效率是不是就會(huì)變高呢？

我是一個(gè)非典型的HR，在今年之前，我做了十幾年的數(shù)字營(yíng)銷和企業(yè)信息化。轉(zhuǎn)型到HR后，我會(huì)更關(guān)注在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，組織的目標(biāo)、激勵(lì)政策還有企業(yè)文化等等，怎樣適配整個(gè)業(yè)務(wù)的數(shù)字化？帶著這個(gè)問(wèn)題，我們分析了一下自己的企業(yè)。

業(yè)務(wù)的數(shù)字化程度高了，但信息傳遞卻不一定更有效率，問(wèn)題出在哪里？

第一，我們總說(shuō)客戶反饋很重要，但真正把客戶反饋信息當(dāng)成一個(gè)信息流的話，我們回想一下，它是真的暢通無(wú)損的嗎？

我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)這樣的問(wèn)題，客戶需求過(guò)來(lái)之后，企業(yè)內(nèi)部有不同的部門去完成，但往往會(huì)出現(xiàn)一種情況，研發(fā)認(rèn)為自己的產(chǎn)品“天下第一”，銷售沒有介紹好；但銷售認(rèn)為研發(fā)的產(chǎn)品沒有賣點(diǎn)，所以客戶不買。

這就是第一個(gè)問(wèn)題——信息橫向傳遞不通。這中間就是對(duì)不上，管理者相信哪一邊？怎樣去做信息衰減的判斷？

第二，疫情期間我們都在線上辦公，所有內(nèi)部溝通都是數(shù)字化的，員工幾乎是“徜徉在信息的海洋里”。我們內(nèi)部常常有句話是：“沒有什么是拉一個(gè)群解決不了的，如果有，就拉兩個(gè)”。

但是，微信群越拉越多，其實(shí)有很多失焦的可能性。這就是第二個(gè)問(wèn)題——信息過(guò)載。對(duì)管理者來(lái)說(shuō)，你辛苦寫的戰(zhàn)略郵件傳遞到一線員工那兒，他會(huì)看多少、又會(huì)吸收多少呢？

第三，在我們公司，有26%員工是95后，他們是互聯(lián)網(wǎng)的原住民，跟我們的信息差其實(shí)是非常小的。我做HR的時(shí)候曾經(jīng)跟一個(gè)年輕員工聊天，他跟我說(shuō)：“我的老板可能也就是比我知道的信息多了一些，他參加了和CEO直面的會(huì)，如果讓我直接有機(jī)會(huì)跟CEO直接對(duì)話，我也能做他的判斷，我也能坐我老板的位置。”

在大企業(yè)中經(jīng)常出現(xiàn)一類中層管理者，他們自己已經(jīng)不產(chǎn)出價(jià)值和能量，僅僅靠著信息差去向下管理團(tuán)隊(duì)。這就是第三個(gè)問(wèn)題——信息不平權(quán)。從另一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，數(shù)字化就是信息平權(quán)的過(guò)程。

以上這些說(shuō)明了什么？其實(shí)，我們對(duì)于員工接收到的信息，以及組織內(nèi)部的信息傳遞，是遠(yuǎn)沒有我們管理客戶信息那么上心的。雖然業(yè)務(wù)數(shù)字化程度高了，但信息的傳遞不一定更有效率了。企業(yè)如今層級(jí)匯報(bào)的結(jié)構(gòu)，可能已經(jīng)不太能支撐業(yè)務(wù)逐漸數(shù)字化之后的溝通形態(tài)了。

所以我們一直在思考這些問(wèn)題：

當(dāng)企業(yè)數(shù)字化程度越來(lái)越高，怎樣讓真正重要的信息在組織里通暢地流轉(zhuǎn)？如何讓員工接收到真正重要的信息？隨著信息越來(lái)越多，到底管什么、怎么管，才能讓組織數(shù)字化后真正提高效能？

管理內(nèi)部溝通的信息流，意味著管理我們的時(shí)間，找到信息流轉(zhuǎn)的痛點(diǎn)

我們認(rèn)為，正是內(nèi)部信息流的傳遞，造就了不同的企業(yè)文化。

明略科技是一家為大型組織提供營(yíng)銷和運(yùn)營(yíng)數(shù)字化的公司，那么，我們能不能把為客戶提供的數(shù)字化服務(wù)應(yīng)用到組織內(nèi)部，去識(shí)別內(nèi)部溝通的痛點(diǎn)，幫助員工去管理自己的時(shí)間，管理企業(yè)的信息流，讓我們組織本身也變得數(shù)字化起來(lái)？

帶著這個(gè)目的，我們復(fù)盤了一下自己內(nèi)部的信息流。

隨著技術(shù)的發(fā)展，從信息化時(shí)代、數(shù)字化時(shí)代到智能化時(shí)代，組織內(nèi)部可被記錄、被分析的數(shù)據(jù)越來(lái)越多。當(dāng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)已經(jīng)都能夠?qū)崿F(xiàn)線上化，我們花費(fèi)更多時(shí)間的是內(nèi)部溝通，包括會(huì)議、討論等各種線上溝通。信息呈現(xiàn)從“完成了多少工作”、“產(chǎn)生了多少績(jī)效”，發(fā)展到能夠凸顯出一些隱性信息，即“通過(guò)怎樣的方式去完成工作的”。

但我們現(xiàn)在信息流的流向其實(shí)還是金字塔結(jié)構(gòu)，戰(zhàn)略從上向下、層層傳遞，匯報(bào)信息從下向上、層層匯報(bào)。可是，一線員工才是真正服務(wù)客戶的對(duì)外觸角。但如今掌握信息的人在最上面，行動(dòng)的人在最下面，這種層級(jí)的信息傳遞結(jié)構(gòu)其實(shí)是不合理的。有研究表明，層層向下的信息傳遞，每一級(jí)大概能衰減40%左右。

那我們是不是可以把這個(gè)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)，讓高層的管理者把自己的信息吐出來(lái)，去滋養(yǎng)我們一線的員工，讓他們成為超級(jí)個(gè)體，更好地服務(wù)客戶？

歷史學(xué)大佬大衛(wèi)·克里斯蒂安說(shuō)，人類社會(huì)發(fā)展的核心元素永遠(yuǎn)是兩個(gè)：能量和信息。通過(guò)改變能量和信息獲取方式，能夠讓世界發(fā)展和進(jìn)化。組織也是一樣，我們認(rèn)為，企業(yè)數(shù)字化管理的關(guān)鍵，就是有意識(shí)地改變企業(yè)內(nèi)部的信息流，以員工為中心設(shè)計(jì)信息流，從而使組織得到進(jìn)化。對(duì)員工的最大賦能，來(lái)自于信息的賦能。

再進(jìn)一步講，當(dāng)所有的信息都數(shù)字化，組織的形態(tài)是不是會(huì)發(fā)生一些變化？去中心化的組織是不是有可能的？帶著這個(gè)目的，我們做了一系列管理和技術(shù)的融合嘗試。

首先，如果要實(shí)現(xiàn)組織的數(shù)字化，那首先要從組織里的每一個(gè)人開始，也就是每個(gè)員工。我們可以讓員工知道自己的時(shí)間都花在哪兒了。

以我舉例，當(dāng)把我的郵件、日程、溝通記錄這些信息錄入到系統(tǒng)中，可以看到我花在每一類工作的時(shí)間，然后和《哈佛商業(yè)評(píng)論》中《CEO如何管理時(shí)間》這篇文章提到的數(shù)據(jù)做對(duì)比。我們能看到其中顯著的兩項(xiàng)不同，我在戰(zhàn)略上花的時(shí)間是10%，而頂級(jí)CEO是21%；在經(jīng)營(yíng)計(jì)劃上我花的時(shí)間是20%，頂級(jí)CEO只花4%。

與優(yōu)秀的CEO相比，我花了太多時(shí)間在經(jīng)營(yíng)細(xì)節(jié)，太少時(shí)間放在戰(zhàn)略上，我需要調(diào)整自己的信息源和時(shí)間分配。所以，我們?cè)谔幚硎裁礃拥男畔ⅲ馕吨覀冞x擇性處理了什么樣的事務(wù)。那么不同層級(jí)的管理者都可以用信息化呈現(xiàn)的時(shí)間分配，來(lái)分析和校正自己的行為，以便更符合自己當(dāng)前職位的需要。雖然我不是 CEO，但我也可以通過(guò)這個(gè)對(duì)比矯正我的行為。

為了嘗試去做組織的數(shù)據(jù)化呈現(xiàn)，我們還選用了一個(gè)團(tuán)隊(duì)，在大家知情且脫敏的情況下采用部分對(duì)話流數(shù)據(jù)。

左圖是我們經(jīng)常看到的組織架構(gòu)圖層級(jí)的結(jié)構(gòu)，但這是表面的形態(tài)，當(dāng)我們把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)之后，真正的溝通形態(tài)呈現(xiàn)的是一個(gè)以我為中心網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。我們可以看到，我所在組織的單點(diǎn)溝通的風(fēng)險(xiǎn)是非常大的，并沒有形成一個(gè)良好的去中心化的網(wǎng)絡(luò)形式。

有了溝通網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)后，我們也發(fā)現(xiàn)了信息傳遞的問(wèn)題，看到市場(chǎng)的評(píng)價(jià)是如何經(jīng)過(guò)層層轉(zhuǎn)述而大事化小、埋下隱患的。

如何改變公司內(nèi)部信息流？我們?nèi)∠藛T工向上的工作匯報(bào)，并向全員公開所有人的周報(bào)

如何去改變公司內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)？我們選來(lái)選去，選擇了工作匯報(bào)這條重要的信息流，因?yàn)檫@是每天都要發(fā)生的事情。我們開發(fā)了自己的匯報(bào)應(yīng)用，并針對(duì)匯報(bào)流做了如下嘗試：

第一，我們?nèi)∠艘痪€同學(xué)們的匯報(bào)，同時(shí)要求管理者給自己的團(tuán)隊(duì)寫周報(bào)。

我們認(rèn)為，周報(bào)只能寫自己做的事情，團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)不要寫團(tuán)隊(duì)做的事情，他自己應(yīng)該作為獨(dú)立的貢獻(xiàn)者存在。現(xiàn)在一些大公司往往存在一類中層管理者，他們已經(jīng)成為信息的黑洞。我們希望，管理者作為一個(gè)集信息大成者，應(yīng)該把自己獲取的外部信息貢獻(xiàn)出來(lái)服務(wù)整個(gè)團(tuán)隊(duì)。

第二，在所有匯報(bào)中，我們?yōu)榭蛻舴答伌蛟炝艘粭l單獨(dú)的信息流通道。

怎樣能讓客戶的反饋擊穿我們的“部門墻”直達(dá)組織內(nèi)部？我們嘗試設(shè)計(jì)了“客戶心聲”這個(gè)版塊，所有人必填，逼迫大家重視客戶反饋的透?jìng)鳌?/p>

第三，嘗試為員工提供最全面的全局性信息。等級(jí)森嚴(yán)的傳遞路徑已經(jīng)不適合當(dāng)下的環(huán)境，我們經(jīng)過(guò)反復(fù)的內(nèi)部討論，選擇了一個(gè)略微極端的方式，那就是全員公開，剛?cè)肼毜耐瑢W(xué)如果想看，也可以看到董事長(zhǎng)的周報(bào)。同時(shí)設(shè)有評(píng)論空間，鼓勵(lì)大家針對(duì)于每一條信息去做及時(shí)的反饋，這樣能讓整個(gè)內(nèi)部信息流以工作匯報(bào)為主線，變得更加開放、透明。

我們通過(guò)設(shè)計(jì)上述機(jī)制，嘗試讓信息在企業(yè)內(nèi)部更通暢地上下流轉(zhuǎn)，不阻塞在某一個(gè)人或者團(tuán)隊(duì)身上。但這樣也肯定會(huì)面臨信息過(guò)載的情況，怎樣幫員工減輕注意力負(fù)擔(dān)？我們想起了以算法做信息推送的各類APP，那組織內(nèi)部是不是也可以這樣做?

于是，我們依托于知識(shí)圖譜技術(shù)制作了企業(yè)內(nèi)部的“信息頭條”。比如公司發(fā)布了新戰(zhàn)略，全員都會(huì)收到戰(zhàn)略解讀的信息，如果不打開，就反復(fù)推給我們直到打開為止。即用瀑布流的方式讓信息去找人，而不是人找信息，從而縮短人和信息之間的距離。

同時(shí)，我們還可以主動(dòng)關(guān)注一些話題，淘汰掉一些不太需要關(guān)注的信息，減少信息過(guò)載。比如我可以訂閱一個(gè)產(chǎn)品的話題，提到這個(gè)話題的內(nèi)部工作匯報(bào)、會(huì)議紀(jì)要或者客戶對(duì)產(chǎn)品的直接反饋，都會(huì)推送給我。

第四，提供工具，做全員的知識(shí)共創(chuàng)。

信息穿堂過(guò)，但知識(shí)需要留在公司，怎么留？我們嘗試把一套給客戶用的知識(shí)圖譜編輯軟件應(yīng)用在公司內(nèi)部，所有員工都可以編輯內(nèi)部的所有信息。

比如一位銷售今天見了某個(gè)客戶，可能在公司內(nèi)部，某個(gè)與該業(yè)務(wù)相關(guān)的員工就知道這個(gè)客戶的信息，或者怎樣去解決客戶的問(wèn)題，在一定的權(quán)限范圍內(nèi)，他們就可以共同編輯一張知識(shí)圖譜，這樣不僅讓信息能流動(dòng)起來(lái)，極大縮短了信息發(fā)布和信息共創(chuàng)的時(shí)間，還能沉淀、轉(zhuǎn)化為組織的知識(shí)，讓組織在信息的喂養(yǎng)下更加強(qiáng)大。

數(shù)據(jù)的力量改變了什么？數(shù)據(jù)面前人人平等，數(shù)據(jù)最終可以創(chuàng)造信任

在這個(gè)過(guò)程中，我們也發(fā)現(xiàn)了很多有意思的事例。比如市場(chǎng)部一位同學(xué)，平常給人的感覺是低調(diào)靦腆，在做PPT匯報(bào)上優(yōu)勢(shì)并不明顯。但當(dāng)我們把她在組織內(nèi)部的溝通數(shù)據(jù)拿出來(lái)看，會(huì)發(fā)現(xiàn)她在很多溝通網(wǎng)絡(luò)里處于絕對(duì)核心，同時(shí)她還往公司知識(shí)庫(kù)里貢獻(xiàn)了非常多的知識(shí)。

數(shù)據(jù)是真實(shí)的，這些數(shù)據(jù)可以讓組織里那些勤勤懇懇、可能不太會(huì)哭的孩子們凸顯出來(lái)，這也是這次實(shí)踐的價(jià)值之一。

在這個(gè)VUCA的時(shí)代，外部世界在不斷變化，我們認(rèn)為，在技術(shù)的加持下讓每個(gè)員工變成超級(jí)個(gè)體，才能更抵御不確定性的風(fēng)險(xiǎn)。組織本身要通過(guò)信息流的管理去賦能強(qiáng)個(gè)體，構(gòu)建一些簡(jiǎn)單的規(guī)則，讓這些強(qiáng)個(gè)體最終能形成一個(gè)強(qiáng)大的組織，也能讓我們的公司在多變的商業(yè)時(shí)代活得更久。

雖然我現(xiàn)在是HR，但依然是一位數(shù)據(jù)工作者。我認(rèn)為，全面數(shù)字化是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)，我相信，數(shù)據(jù)最終能夠創(chuàng)造信任，在數(shù)據(jù)面前人人平等。理想中的組織，是能夠被測(cè)量、被優(yōu)化的，信息的產(chǎn)生、消耗和分發(fā)，會(huì)如溪流般清澈而通暢，也能讓真正優(yōu)秀的員工涌現(xiàn)出來(lái)。我們相信，那一天終將到來(lái)！

轉(zhuǎn)載自中歐北京

編輯 | 邊曉璇

本文根據(jù)任佩禹在中歐預(yù)見新銳演說(shuō)論壇上的演講整理而成，經(jīng)本人確認(rèn)發(fā)布。